Témoignages clients
CARTE D’IDENTITÉ DU PROJET
PRÉSENTATIONDE L’ÉTABLISSEMENT
Depuis sa fondation en 1853, l'Institution Saint Jean de Douai s'est imposée comme un pilier de l'éducation dans le Nord de la France.
LADÉMARCHE
Avec près de 2 800 élèves, Saint Jean Douai offre un parcours éducatif complet, de la maternelle aux classes préparatoires, et s'apprête à inaugurer une branche "Business School" en 2025, affirmant ainsi sa volonté d'innover et de répondre aux besoins contemporains de formation.
Dématérialisation de la facturation des familles depuis cinq ans via l’outil Charlemagne.
Dématérialisation des bulletins de notes et des réinscriptions via la plateforme École Directe.
Utilisation des outils numériques pour la gestion pédagogique, rendant logique et naturelle la transition vers la comptabilité dématérialisée.
Optimiser l’archivage des documentsen supprimant les classements papier fastidieux. 
Améliorer la traçabilité et la validation des factures, souvent ralenties par les circuits physiques. 
Faciliter l’adoption de la solution par toutes les parties prenantes afin de favoriser une transition douce et efficace. 
Gagner en productivitéen réduisant le temps consacré aux tâches administratives. ENTRETIEN AVEC
EMMANUEL DUFRESNE“Leur équipe connaît bien nos métiers, ce qui leur confère une bonne capacité à vulgariser la présentation. Cela nous a permis d’être très rapidement à l’aise avec le projet”.
“Les interlocuteurs étaient toujours disponibles pour des rencontres en personne. Ils nous ont accordé des temps d’échanges approfondis et non minutés.
Nous retenons surtout l’approche très humaine d’Open Education. Nous avions un contact direct et permanent avec un interlocuteur unique, ce qui a facilité le suivi du projet et l’adoption par les équipes.”
AU SEIN DE L’ETABLISSEMENT 
Avant, la gestion des factures était un véritable casse-tête. On passait des heures à retrouver les documents, vérifier les validations et classer manuellement des centaines de factures. La solution Zeendoc a totalement transformé notre façon de travailler.
La validation des factures est désormais instantanée. Avant, on pouvait attendre plusieurs jours qu’un document circule dans les bureaux, alors qu’aujourd’hui, en quelques clics, tout est validé et tracé.
Pour éviter les résistances, nous avons rencontré physiquement les utilisateurs pour leur expliquer les avantages du nouveau système.
Les professeurs responsables de certains achats sont désormais impliqués dans la validation, ce qui leur donne un meilleur contrôle et un accès à l’historique.
Ce qui m’a particulièrement frappé, c’est le gain de temps. On a pu augmenter la fréquence des situations comptables, passant de trois par an à une par mois.
Je consacre désormais plus de temps à la gestion des achats et à la négociation de contrats, ce qui a permis de réaliser des économies conséquentes pour l’établissement.
Pour nous, ce projet a été un véritable tournant. Nous avons modernisé nos processus sans perte de temps, et aujourd’hui, nous envisageons d’aller encore plus loin avec la dématérialisation des contrats RH et la signature électronique.
Il est crucial d’impliquer immédiatement toute l’équipe dans le projet de dématérialisation. Il ne faut pas imposer le produit, mais convaincre chacun que c’est la bonne solution. Si l’équipe perçoit cela comme une contrainte, le projet ne fonctionnera pas.
Choisissez un intégrateur qui comprend votre métier et qui peut adapter la solution à vos besoins spécifiques. L’accompagnement et la proximité sont essentiels à la réussite du projet.
La transition vers la dématérialisation doit être perçue comme un levier de gains de temps et d’efficacité, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
